Kaj mora vsebovati račun? Praktičen kontrolni seznam pred izdajo

Pravilen račun mora jasno pokazati, kdo ga je izdal, komu, za katero dobavo ali storitev, kdaj je bila opravljena in kako je izračunan končni znesek. Natančne obveznosti so odvisne od statusa izdajatelja, kupca, vrste dobave in davčne obravnave, zato spodnji seznam uporabite kot praktično kontrolo in pri posebnih primerih preverite aktualno zakonodajo.

Osnovni podatki izdajatelja

Na računu praviloma navedete:

• polni naziv oziroma firmo;
• naslov;
• davčno številko oziroma ID za DDV, kadar je ustrezno;
• druge identifikacijske podatke, ki so potrebni za vaš način poslovanja.

Za plačilo je smiselno dodati tudi TRR in kontakt.

Podatki kupca

Pri poslovnem kupcu navedite pravilen naziv, naslov in identifikacijske podatke. Pri posebnih čezmejnih ali DDV transakcijah preverite veljavnost ID za DDV in pravilno davčno obravnavo.

Številka in datum izdaje

Račun mora imeti enolično zaporedno številko in datum izdaje. Številčenje naj bo urejeno po vnaprej določenem sistemu. Dokumenta po izdaji ne prepisujte brez ustreznega popravka ali sledljivosti.

Datum dobave ali opravljene storitve

Če se razlikuje od datuma izdaje, navedite datum opravljene storitve, dobave blaga oziroma obdobje, na katero se račun nanaša. Ta datum je lahko pomemben za pravilno davčno obdobje.

Opis, količina in cena

Postavke naj jasno povedo:

• kaj je bilo dobavljeno ali opravljeno;
• količino oziroma obseg;
• ceno na enoto;
• morebitni popust;
• znesek postavke.

Generičen opis, kot je »storitve«, je pogosto premalo uporaben. Boljši je konkreten opis opravljenega dela.

Davčna osnova, stopnja in DDV

Pri računu z DDV praviloma prikažete davčno osnovo, uporabljeno stopnjo, znesek DDV in končni znesek. Če je več stopenj, naj bo razčlenitev jasna po posamezni stopnji.

Kadar DDV ni obračunan ali ga obračuna prejemnik, mora biti navedena ustrezna pravna podlaga oziroma klavzula. Ne uporabljajte klavzule samo zato, ker je bila na starem računu – preverite, ali ustreza konkretni transakciji.

Rok plačila in plačilni podatki

Čeprav niso vsi plačilni podatki v vsakem primeru zakonska sestavina, so za praktično poslovanje pomembni:

• datum zapadlosti;
• TRR;
• model in sklic;
• znesek in valuta;
• navodilo oziroma UPN podatki, kadar jih uporabljate.

Posebni primeri

Dodatna pravila lahko veljajo pri:

• malem davčnem zavezancu;
• obrnjeni davčni obveznosti;
• dobavi znotraj EU ali zunaj EU;
• predplačilu in avansnem računu;
• dobropisu ali stornu;
• gotovinskem plačilu in davčnem potrjevanju;
• e-računu oziroma strukturiranem dokumentu.

Za te primere dodaj povezave na samostojne vodiče in ne poskušaj vseh podrobnosti stisniti v eno stran.

Kontrolni seznam pred izdajo

• ✓ pravilen naziv in naslov izdajatelja
• ✓ pravilni podatki kupca
• ✓ enolična zaporedna številka
• ✓ datum izdaje
• ✓ datum oziroma obdobje storitve ali dobave
• ✓ jasen opis postavk
• ✓ količina, cena in popust
• ✓ pravilna davčna osnova, stopnja in DDV
• ✓ ustrezna klavzula, kadar je potrebna
• ✓ končni znesek in valuta
• ✓ rok plačila, TRR in sklic
• ✓ preverjen PDF oziroma strukturirani izvoz

Pogoste napake

• kopiranje starega računa z napačnim kupcem;
• podvojena ali preskočena številka brez pojasnila;
• manjkajoč datum storitve;
• napačna DDV klavzula;
• nejasen opis postavke;
• račun, ki je bil po izdaji tiho prepisan;
• napačen TRR ali sklic;
• zamenjava predračuna z računom.

FAQ

Ali sta podpis in žig obvezna?

V splošnem račun ni avtomatsko neveljaven samo zato, ker nima podpisa ali žiga. Pri posebnih dokumentih oziroma pogodbenih zahtevah preverite konkreten primer.

Ali lahko račun pošljem kot PDF?

V mnogih običajnih primerih da. PDF pa ni isto kot strukturiran e-račun, kadar prejemnik ali predpis zahteva eSLOG oziroma drug strukturiran format.

Kaj naredim, če je izdan račun napačen?

Ne prepišite ga tiho. Uporabite ustrezen popravek, dobropis, storno ali nov dokument glede na primer in navodilo računovodje.

Ali mora nezavezanec za DDV prikazati DDV?

Ne obračuna ga na enak način kot zavezanec, vendar mora uporabiti pravilne podatke in ustrezno pravno navedbo. Aktualno besedilo preverite glede na svoj status.

Naslednji korak: V Bizku lahko podatke podjetja, stranke in postavke shranite ter račun pripravite v enotni obliki z jasnim pregledom pred izdajo.

---