Prejeti računi brez iskanja po e-pošti, mapah in fotografijah.

Prejeti računi pogosto končajo na različnih mestih: kot PDF v e-pošti, XML priloga, fotografija papirnatega računa ali datoteka v skupni mapi. Bizko jih združi v delovno evidenco, kjer dokument naložite, preverite podatke, dodate kategorijo in ga skupaj s prilogami pripravite za računovodjo.

Bizko podatkov ne knjiži samodejno. Uporabnik vedno pregleda in potrdi rezultat.

Več načinov vnosa

Prejeti račun lahko glede na podprto funkcijo dodate:

• ročno;
• kot PDF;
• kot XML/eSLOG ali podprt strukturiran dokument;
• kot JPG, PNG ali WebP sliko;
• iz namenskega uvoznega toka, kadar je ta omogočen.

Datoteke se obdelujejo v zasebnem prostoru in niso dostopne prek javnega URL-ja.

Program najprej pripravi predogled

Pri PDF-ju ali sliki Bizko poskusi prepoznati uporabne podatke, na primer:

• naziv in davčno številko dobavitelja;
• številko računa;
• datum izdaje, opravljene storitve, prejema in zapadlosti;
• neto, DDV in bruto znesek;
• valuto;
• IBAN in sklic;
• način plačila oziroma druge jasno prepoznane podatke.

Rezultat se prikaže v predogledu. Nezanesljiva ali manjkajoča polja ostanejo za pregled. Šele uporabnikova potrditev ustvari ali posodobi končni zapis.

PDF, skenirani dokumenti in slike

PDF z besedilnim slojem je mogoče prebrati lokalno. Pri skeniranem PDF-ju ali fotografiji se lahko uporabi lokalni OCR, kadar je funkcija omogočena. Kakovost je odvisna od dokumenta, fotografije, jezika, postavitve in čitljivosti. Zato Bizko ne obljublja popolnega prepoznavanja in vedno zahteva uporabniški pregled.

XML/eSLOG in strukturirani podatki

Strukturiran XML lahko vsebuje bistveno natančnejše podatke kot običajen PDF. Bizko lahko iz podprtih eSLOG/UBL-like dokumentov prenese glavo računa, DDV povzetke in postavke v predogled. Dokument se kot prava priloga shrani šele po potrditvi.

DDV razčlenitev in opcijske postavke

Kadar jih dokument vsebuje in jih je mogoče zanesljivo prebrati, Bizko prikaže:

• davčno osnovo po stopnjah;
• znesek DDV;
• bruto znesek;
• opcijske vrstice računa z opisom, količino, ceno in popustom.

Sistem preveri smiselnost seštevkov in opozori na odstopanje. Opozorilo ne pomeni avtomatske računovodske presoje. Originalni dokument ostaja vir resnice.

Kategorije, oznake in statusi

Za boljši pregled lahko računu dodate kategorijo, na primer gorivo, material, telefon, programska oprema ali računovodstvo. Dodate lahko tudi svoje oznake.

Status dokumenta pokaže, ali je račun še v osnutku, pregledu, pripravljen za računovodstvo, poslan ali arhiviran. Ločeno se vodi status plačila.

Kategorija ni avtomatsko knjiženje in ne določa računovodskega konta.

Povezovanje s plačilom

Če so na voljo uvožene bančne transakcije, lahko Bizko predlaga povezavo med prejetim računom in odlivom. Pri predlogu upošteva znesek, sklic, IBAN, dobavitelja, številko računa in bližino datuma. Uporabnik mora povezavo potrditi ali zavrniti.

Izvoz za računovodjo

Prejete račune lahko pripravite v preglednem izvozu po obdobju. Paket lahko vključuje:

• glavni CSV seznam;
• podatke o opcijskih postavkah;
• DDV razčlenitev;
• zasebne PDF/XML/slikovne priloge v ZIP paketu.

To je delovna predaja podatkov. Konkreten način uvoza je odvisen od računovodskega programa.

Hramba in odgovornost

Bizko omogoča delovno evidenco in obdelavo poslovnih dokumentov. Ni certificiran ponudnik dolgoročne hrambe e-dokumentov. Podjetje oziroma uporabnik je odgovoren, da izvirnike in računovodsko dokumentacijo hrani skladno z zahtevami, ki veljajo za njegovo poslovanje.

Tipičen potek

1. Naložite PDF, XML ali sliko.
2. Preglejte prepoznanega dobavitelja, datume, zneske in plačilne podatke.
3. Popravite manjkajoča ali nezanesljiva polja.
4. Potrdite dokument in prilogo.
5. Dodajte kategorijo, oznako in status.
6. Po potrebi povežite račun s plačilom.
7. Ob koncu obdobja pripravite izvoz za računovodjo.

FAQ

Ali Bizko sam knjiži prejete račune?

Ne. Bizko pripravi delovno evidenco, predogled podatkov in izvoz. Računovodsko knjiženje in presoja ostajata pri uporabniku oziroma računovodji.

Ali OCR vedno pravilno prebere račun?

Ne. Rezultat je odvisen od kakovosti dokumenta in mora biti pregledan. Bizko ne ugiba podatkov, ki jih ni mogoče dovolj zanesljivo prepoznati.

Ali lahko naložim fotografijo računa?

Podprte so običajne slikovne datoteke, kadar je slikovni OCR omogočen. HEIC/HEIF ni nujno podprt in se lahko zahteva pretvorba v JPG ali PDF.

Ali lahko izvoz pošljem računovodji?

Da. Na voljo je strukturiran CSV/ZIP tok. Pred uporabo preverite, katere formate računovodja sprejema.

Ali je Bizko certificiran arhiv?

Ne. Bizko je delovna evidenca in orodje za obdelavo dokumentov, ne certificirana storitev dolgoročne hrambe.