Kako izdati račun kot s.p.: od nastavitev do poslanega dokumenta

Izdaja računa je eno najpogostejših opravil samostojnega podjetnika. Postopek je preprost, ko imate pravilno nastavljene podatke podjetja, urejeno številčenje in jasne postavke. Pri posebnih DDV, čezmejnih ali gotovinskih primerih pa je pomembno, da pred izdajo preverite aktualna pravila.

1. Nastavite podatke podjetja

Pred prvim računom vnesite:

• polni naziv in naslov;
• davčno in matično številko;
• ID za DDV, kadar ga imate;
• TRR;
• kontaktne podatke;
• logotip, če ga želite na dokumentu;
• privzeti rok plačila;
• status DDV in uporabljene klavzule.

Podatki naj se ujemajo z uradnimi registri in drugimi dokumenti podjetja.

2. Določite sistem številčenja

Izberite jasno in enolično zaporedje, na primer kombinacijo leta in zaporedne številke. Sistem mora biti dosleden. Ne ustvarjajte podvojenih številk in izdanih računov ne brišite samo zato, da bi številko ponovno uporabili.

3. Dodajte kupca

Pri poslovni stranki preverite pravilen naziv, naslov, davčno številko in ID za DDV, kadar je pomemben. Pri čezmejnem poslu preverite tudi davčni status in kraj obdavčitve.

4. Dodajte postavke

Vsaka postavka naj jasno opiše blago ali storitev. Vnesite količino, enoto, ceno, popust in davčno stopnjo. Pri storitvah lahko dodate obdobje ali datum izvedbe.

5. Preverite datume

Preverite:

• datum izdaje;
• datum opravljene storitve oziroma dobave;
• obdobje, če zaračunavate mesečno storitev;
• datum zapadlosti.

Datum storitve ni vedno enak datumu izdaje.

6. Preverite DDV ali klavzulo

Normiranec ni avtomatsko nezavezanec za DDV. Uporabite dejanski status podjetja in davčno obravnavo konkretnega posla. Če DDV ni obračunan, preverite ustrezno pravno podlago. Pri obrnjeni davčni obveznosti, EU storitvah in drugih posebnostih se posvetujte z računovodjo.

7. Dodajte plačilne podatke

Navedite znesek, valuto, TRR, sklic in rok plačila. Pravilen sklic olajša povezovanje plačila z računom. Če uporabljate UPN QR, preverite vse podatke pred izdajo.

8. Preglejte in izdajte

Pred izdajo naredite zadnjo kontrolo:

• kupec;
• številka računa;
• datumi;
• postavke;
• DDV oziroma klavzula;
• končni znesek;
• TRR in sklic.

Po izdaji pripravite PDF oziroma zahtevan strukturirani format in ga pošljite stranki.

9. Spremljajte plačilo

Račun po izdaji ostane odprt, dokler ni plačan ali drugače zaključen. Ob zapadlosti preverite plačilo in po potrebi pošljite opomin. Pri bančnem uvozu lahko program predlaga povezavo med prilivom in računom.

10. Predajte dokument računovodji

Ob koncu obdobja pripravite izvoz izdanih računov, morebitne dobropise/stornacije, podatke o plačilih, prejete račune in potne naloge. Dogovorite se, katere formate računovodja uporablja.

Word/Excel ali program?

Račun je mogoče ročno pripraviti, vendar program olajša zaporedno številčenje, ponovno uporabo strank in postavk, sledenje statusom, povezovanje plačil in izvoz. Pri rednem izdajanju je to bistveno varnejši in hitrejši potek.

FAQ

Ali lahko s.p. izda račun brez računovodje?

Tehnično lahko račun pripravi sam, vendar je odgovoren za pravilnost. Pri posebnih davčnih primerih je smiselno preveriti z računovodjo.

Ali moram račun natisniti?

V številnih običajnih primerih ne; elektronski dokument je lahko primeren. Zahteve glede hrambe in strukturiranih e-računov preverite za svoj primer.

Ali lahko račun izdam v tuji valuti?

Lahko obstajajo dodatne zahteve glede davčnega prikaza, tečaja in knjiženja. Preverite pravila za konkretno transakcijo.

Kaj če stranka plača pred opravljeno storitvijo?

Morda potrebujete predračun in po prejemu plačila avansni račun oziroma drug ustrezen dokument. Postopek je odvisen od statusa DDV in trenutka dobave.

Naslednji korak: V Bizku nastavite podatke podjetja, shranite stranke in prvi račun pripravite po enakem preverjenem postopku.

---