Predaja dokumentov računovodji: mesečni postopek brez manjkajočih računov

»Pošljite mi še manjkajoče račune« je eden najpogostejših stavkov med podjetnikom in računovodjo. Težava navadno ni v enem dokumentu, ampak v načinu zbiranja: izdani računi so v programu, prejeti v e-pošti, fotografije na telefonu, potni nalogi v mapi in plačila v spletni banki. Z redno mesečno rutino lahko ta postopek skrajšate in zmanjšate število naknadnih vprašanj.

Kaj računovodja običajno potrebuje

1. izdane račune;
2. stornacije, dobropise in druge popravke;
3. prejete račune z originalnimi prilogami;
4. bančne izpiske oziroma podatke o plačilih;
5. potne naloge z dokazili;
6. po potrebi pogodbe, obračune, kompenzacije in druge listine.

Natančen seznam uskladite s svojim računovodskim servisom.

Izdane račune zaključujte sproti

Pred izvozom preverite:

• ali so vsi dokumenti izdani;
• ali je številčenje urejeno;
• ali so popravki ustrezno dokumentirani;
• ali so plačila označena;
• ali so zapadli računi vključeni v pregled odprtih postavk.

Prejete račune zbirajte na enem mestu

Račun dobavitelja shranite takoj, ko ga prejmete. Ne čakajte do konca meseca, ko je treba pregledovati več e-poštnih predalov. Pri vsakem dokumentu je koristno voditi dobavitelja, številko, datume, znesek, DDV, status plačila in originalno prilogo.

Če uporabljate OCR, vedno preverite prepoznane podatke. Originalni PDF, XML ali slika ostaja vir resnice.

Uskladite plačila

Računovodja lažje obdela dokumente, če je jasno, kateri izdani računi so plačani in kateri prejeti računi so bili poravnani. Uvoz bančnega izpiska lahko pomaga pri predlogih povezav, vendar uporabnik potrdi končno ujemanje.

Zaključite potne naloge

Preverite relacijo, namen poti, čas, vozilo, kilometrino, dnevnice in priloge. Nedokončan potni nalog brez dokazil je slabša podlaga za računovodsko obravnavo.

Izberite pravi format

Računovodski programi se razlikujejo. Pred redno uporabo naredite test in potrdite, kaj računovodja lahko uvozi.

Priporočen mesečni postopek

1. določite dan za zaključek obdobja;
2. preverite izdane račune;
3. dodajte manjkajoče prejete račune;
4. uskladite plačila;
5. zaključite potne naloge;
6. izberite pravilno obdobje;
7. ustvarite izvoze in ZIP paket;
8. odprite paket in preverite vsebino;
9. predajte ga po dogovorjenem varnem kanalu;
10. označite, da je obdobje predano.

Zakaj je sproten dostop lahko boljši od e-pošte

Če paket in pravice to omogočajo, je lahko ločen dostop za računovodjo bolj pregleden kot pošiljanje več verzij po e-pošti. Računovodja si lahko dokumente vzame po dogovorjenem postopku, podjetnik pa vidi, kaj je pripravljeno. Pravice morajo biti omejene na podatke, ki jih računovodja potrebuje.

Kontrolni seznam

• ✓ vsi izdani računi so vključeni
• ✓ popravki in dobropisi so priloženi
• ✓ prejeti računi imajo originalne priloge
• ✓ OCR podatki so pregledani
• ✓ plačila so usklajena
• ✓ potni nalogi so zaključeni
• ✓ obdobje izvoza je pravilno
• ✓ paket je pred pošiljanjem odprt in preverjen
• ✓ način predaje je varen

FAQ

Kako pogosto naj predajam dokumente?

Dogovorite se z računovodjo glede na davčno obdobje in način poslovanja. Redna mesečna rutina je za večino podjetij preglednejša kot večji občasni paketi.

Ali je dovolj, da pošljem samo PDF-je?

Za pregled pogosto da, za hitrejši uvoz pa lahko računovodja potrebuje tudi CSV ali strukturirani XML.

Ali lahko pošljem dokumente po e-pošti?

Lahko, vendar pri občutljivih poslovnih dokumentih upoštevajte varnost, velikost prilog in možnost napačnega prejemnika. Dogovorite se za varen postopek.

Ali izvoz iz Bizka pomeni, da so dokumenti pravilno knjiženi?

Ne. Izvoz pripravi dokumente in podatke. Knjiženje in računovodska presoja sta ločen postopek.

Kaj pa manjkajoč račun?

Čim prej ga pridobite od dobavitelja oziroma preverite drug vir. Ne ustvarjajte lastne nadomestne kopije brez ustrezne podlage.

Naslednji korak: Oglejte si, kako Bizko pripravi izdane in prejete dokumente za računovodjo na strani /izvozi-za-racunovodstvo.

---