Ponudba, predračun in račun so si lahko vizualno zelo podobni, vendar nimajo enakega namena. Največ napak nastane, ko se predračun obravnava kot končni račun ali ko po prejetem predplačilu ni preverjeno, ali je potreben račun za predplačilo.
Spodnja primerjava razloži tipičen poslovni tok. Posebni primeri so odvisni od pogodbe, DDV-statusa in vrste transakcije.
Hitri pregled
| Dokument | Glavni namen | Davčni dokument | Kdaj se običajno uporabi |
|---|---|---|---|
| Ponudba | Predstavitev obsega, cene in pogojev | Ne | Pred potrditvijo posla |
| Predračun | Poziv k plačilu pred dobavo | Ne | Ko želite predplačilo |
| Račun za predplačilo | Dokumentiranje prejetega predplačila | Da, kadar ga je treba izdati | Po prejetem plačilu pred dobavo |
| Končni račun | Dokumentiranje opravljene dobave | Da | Ob oziroma po dobavi |
Ponudba
Ponudba je komercialni dokument, s katerim kupcu predstavite:
- predmet dobave,
- ceno,
- količino,
- rok izvedbe,
- veljavnost,
- plačilne pogoje,
- druge pogoje sodelovanja.
Ponudba sama ni račun in ne sproži DDV-obveznosti samo zato, ker je bila poslana.
Vendar pa ni pravilno trditi, da ponudba nikoli ne zavezuje. Če je dovolj določna in jo kupec sprejme, lahko glede na vsebino in način sprejema nastane zavezujoč dogovor oziroma pogodba.
Zato naj ponudba jasno določa:
- kaj je vključeno,
- koliko časa velja,
- kako se sprejme,
- kdaj se začne izvedba,
- kakšni so pogoji odpovedi ali spremembe.
Predračun
Predračun oziroma proforma je praviloma poziv k plačilu pred opravljeno dobavo.
Predračun:
- ni davčni račun,
- se ne evidentira kot izdan račun samo zato, ker je bil poslan,
- ne nadomesti končnega računa,
- ima svojo številčno serijo,
- vsebuje podatke za plačilo,
- lahko izhaja iz sprejete ponudbe.
Predračun lahko vsebuje informativni prikaz DDV, vendar zaradi tega ne postane davčni dokument.
Ko kupec plača, je treba preveriti naslednji korak.
Več: Kako napisati predračun.
Račun za predplačilo oziroma avansni račun
Če je podjetje identificirano za DDV in prejme plačilo pred opravljeno dobavo, je praviloma treba izdati račun za prejeto predplačilo, razen kadar velja posebna izjema.
Ta dokument:
- se nanaša na dejansko prejeto plačilo,
- vsebuje znesek predplačila,
- prikaže davčno obravnavo,
- se pozneje upošteva na končnem računu,
- mora ostati povezan s plačilom in končno dobavo.
Izraz »avansni račun« se pogosto uporablja za račun za predplačilo. Pomembno je, da ga ne zamenjate s predračunom:
- predračun je poslan pred plačilom,
- račun za predplačilo nastane po prejetem plačilu, kadar je potreben.
Če podjetje ni identificirano za DDV, pravila glede DDV računa za predplačilo niso enaka. Plačilo pa je treba še vedno pravilno evidentirati in po dobavi izdati račun.
Končni račun
Končni račun dokumentira opravljeno dobavo blaga ali storitve.
Na njem se prikaže:
- celotna vrednost dobave,
- davčna obravnava,
- prejeta predplačila,
- povezani računi za predplačilo,
- preostali znesek za plačilo.
Če je bila celotna vrednost že plačana, je lahko preostanek za plačilo nič, vendar je končni račun še vedno potreben za pravilno dokumentiranje dobave.
Prihodek se ne pripozna samo zato, ker je bil izdelan PDF. Praviloma se upošteva opravljena dobava oziroma storitev in veljavna računovodska ter davčna pravila.
Tipičen tok brez predplačila
- Kupec pošlje povpraševanje.
- Izdajatelj pripravi ponudbo.
- Kupec ponudbo sprejme.
- Storitev ali dobava se opravi.
- Izdajatelj izda račun.
- Kupec račun plača.
- Plačilo se poveže z računom.
Tipičen tok s predplačilom
- Izdajatelj pripravi ponudbo.
- Kupec ponudbo potrdi.
- Izdajatelj pošlje predračun.
- Kupec izvede plačilo.
- Izdajatelj po potrebi izda račun za predplačilo.
- Dobava ali storitev se opravi.
- Izdajatelj izda končni račun in poračuna predplačilo.
- Morebitni preostanek se plača.
Primer 50-odstotnega predplačila
Vrednost projekta: 1.000 € brez DDV.
- Ponudba: 1.000 € + DDV.
- Predračun: 50 % predplačila.
- Kupec plača 500 € + pripadajoči DDV.
- Izdajatelj izda račun za prejeto predplačilo, kadar je potreben.
- Po zaključku izda končni račun za celoten projekt.
- Na končnem računu odšteje že obračunano predplačilo.
- Kupec plača samo preostanek.
Pri več DDV stopnjah mora biti predplačilo pravilno razdeljeno po davčnih osnovah.
Ali ponudba zavezuje k plačilu
Ponudba sama ni zahtevek za plačilo. Sprejeta ponudba pa lahko ustvari pogodbeno obveznost.
Ali je kupec že dolžan plačati, je odvisno od:
- besedila ponudbe,
- načina sprejema,
- pogodbenih pogojev,
- tega, ali je bila dobava opravljena,
- dogovorjenega predplačila,
- splošnih pravil obligacijskega prava.
Zato v tabeli ni smiselno poenostaviti ponudbe samo na »ne zavezuje«.
Ali predračun pomeni prihodek
Ne. Samo izdaja predračuna ne pomeni, da je nastal prihodek.
Tudi samo plačilo predračuna ni v vseh primerih enako končnemu prihodku. Gre lahko za prejeto predplačilo, ki se poračuna ob poznejši dobavi.
Računovodsko pripoznavanje prihodka je povezano z opravljenim poslovnim dogodkom in računovodskimi pravili.
Kako številčiti dokumente
Priporočljivo je ločeno številčenje:
- ponudbe:
P-2026-001, - predračuni:
PR-2026-001, - računi za predplačilo: po pravilih serije računov oziroma posebni sledljivi seriji,
- računi:
R-2026-001, - dobropisi: ločena in sledljiva serija.
Ključno je, da so izdani davčni dokumenti enolični in da je mogoče povezati dokumente istega posla.
Najpogostejše napake
| Napaka | Zakaj je problem |
|---|---|
| Predračun se obravnava kot račun | Dobava ni pravilno dokumentirana |
| Po plačilu ni preverjen račun za predplačilo | Možna napačna DDV obravnava |
| Končni račun ne poračuna avansa | Zneski in DDV niso pravilno prikazani |
| Ponudba nima veljavnosti | Nejasni pogoji |
| Vsi dokumenti imajo isto številčno serijo | Slabša sledljivost |
| Sprejeta ponudba se obravnava kot pravno nepomembna | Spregled pogodbenih obveznosti |
| Prihodek se enači samo z izdajo računa | Računovodsko poenostavljanje |
Pogosta vprašanja
Ali lahko pošljem samo predračun in nič drugega?
Ne, če je bila dobava opravljena. Predračun ne nadomesti računa.
Ali moram vedno izdati račun za predplačilo?
Pri identificiranem DDV zavezancu praviloma da, kadar je plačilo prejeto pred dobavo, vendar obstajajo posebni primeri. Preverite z računovodjo.
Ali lahko ponudbo pretvorim neposredno v račun?
Da, če predplačila ni bilo in je bila dobava opravljena. Če je bilo plačilo prejeto vnaprej, preverite vmesni korak.
Ali se predračun davčno potrjuje?
Ne kot predračun, saj ni račun. Poznejši davčni dokument se lahko mora potrditi glede na način plačila.
Je normiranec oproščen računov za predplačilo?
Normiranstvo ni DDV-status. Odločilen je status identifikacije za DDV in vrsta transakcije.
Kako pomaga Bizko
Bizko povezuje ponudbe, račune, plačila in korektivne dokumente v enem toku. Javno besedilo sme trditi podporo računu za predplačilo šele, ko je funkcija produkcijsko objavljena in preverjena na LIVE. Do takrat naj vodič ta del predstavlja kot splošno poslovno pravilo, ne kot že omogočeno funkcijo Bizka.