Od 1. januarja 2028 bodo morali poslovni subjekti za medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, izmenjevati strukturirane elektronske račune.
To pomeni pomembno spremembo za s.p.-je, d.o.o.-je, zavode, društva z dejavnostjo in druge poslovne subjekte. Navaden PDF, poslan po e-pošti, pri domačem B2B poslovanju ne bo več zadostoval kot e-račun.
E-račun bo moral biti pripravljen v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča samodejno obdelavo, ter poslan po eni od dovoljenih varnih elektronskih poti.
Preveri pripravo eSLOG dokumentov v Bizku Začni 7-dnevni brezplačni preizkus
Najpomembnejše v eni minuti
- Zakon se v glavnem začne uporabljati 1. januarja 2028.
- Veljal bo za domače dobave med poslovnimi subjekti.
- E-račun mora biti strukturiran in strojno berljiv.
- PDF, slika ali sken računa niso strukturirani e-računi.
- B2B izmenjava po navadni elektronski pošti ne bo dovoljena.
- Dovoljeni bodo eSLOG, evropsko skladne sintakse in drugi dogovorjeni mednarodni standardi.
- Izmenjava bo mogoča prek ponudnikov e-poti, PEPPOL, neposrednih sistemskih povezav ali brezplačne aplikacije za manjši obseg poslovanja.
- Zakon ne uvaja sprotnega poročanja vseh izmenjanih e-računov FURS-u.
- Davčno potrjevanje gotovinskih računov ostaja ločeno.
- Drugi e-dokumenti, kot so e-dobavnica ali e-opomin, samo zaradi tega zakona ne postajajo splošno obvezni.
Kaj je e-račun
E-račun ni samo račun, ki ga namesto na papirju pošljete po elektronski pošti.
Po ZIERDED je e-račun račun oziroma enakovredna knjigovodska listina, ki je:
- izdana v strukturirani elektronski obliki,
- poslana v strukturirani obliki,
- prejeta v strukturirani obliki,
- primerna za samodejno elektronsko obdelavo,
- pripravljena v dovoljenem standardu.
Strukturiran dokument vsebuje podatke v poljih, ki jih poslovni program lahko prebere brez ročnega prepisovanja, na primer:
- podatke izdajatelja,
- podatke prejemnika,
- številko računa,
- datume,
- postavke,
- količine,
- cene,
- davčne osnove,
- DDV,
- skupne zneske,
- plačilne podatke,
- reference.
Zakaj PDF ni e-račun
PDF je predvsem vizualna predstavitev dokumenta, namenjena človeku.
Če račun pošljete kot PDF po elektronski pošti, je elektronsko poslan, vendar ni nujno strukturiran e-račun. Program prejemnika podatkov iz navadnega PDF-ja praviloma ne more zanesljivo samodejno uvoziti.
Pri e-računu je glavni dokument strukturirana datoteka, pogosto XML. PDF je lahko dodan kot vizualizacija, ni pa nadomestilo za strukturirani zapis.
Ministrstvo za finance izrecno pojasnjuje, da račun v PDF obliki ni e-račun v smislu nove ureditve.
Koga bo obveznost zadevala
Zakon uporablja pojem poslovni subjekt. Sem sodijo enote, vpisane v Poslovni register Slovenije, ter fizične osebe, ki opravljajo dejavnost.
V praksi bo obveznost zadevala predvsem:
- samostojne podjetnike,
- gospodarske družbe,
- zavode,
- društva, kadar opravljajo dejavnost,
- zasebnike,
- druge domače poslovne subjekte.
Obveznost je vezana na medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji.
Ali obveznost velja tudi za s.p.
Da. Samostojni podjetnik je poslovni subjekt in bo pri domačem B2B poslovanju vključen v obvezno izmenjavo e-računov.
To ni odvisno samo od tega, ali je s.p.:
- normiranec,
- identificiran za DDV,
- popoldanski s.p.,
- brez zaposlenih.
Normiranstvo in DDV-status ne izključujeta obveznosti strukturirane B2B izmenjave.
Kaj pa računi potrošnikom
Za potrošnike veljajo drugačna pravila.
Podjetje lahko potrošniku pošlje e-račun, če se stranki o tem predhodno izrecno dogovorita. Potrošnik lahko pozneje zahteva ponovno prejemanje računov v papirni obliki.
Kadar potrošnik prejme strukturirani e-račun, mu mora biti priložena tudi vizualizirana vsebina v standardnem formatu, ki omogoča vpogled v račun.
Potrošnik lahko e-račun prejme tudi po elektronski pošti ali v aplikaciji podjetja. Prepoved običajne e-pošte se nanaša na izmenjavo med poslovnimi subjekti, ne na dogovorjeni način pošiljanja potrošniku.
Kaj pa računi tujim podjetjem
ZIERDED obvezno domačo izmenjavo veže na dobave med poslovnimi subjekti, opravljene v Sloveniji.
Pri čezmejnih računih je treba preveriti:
- kraj obdavčitve,
- status kupca,
- pravila države prejemnika,
- evropske zahteve,
- dogovorjeni standard in e-pot.
Evropska pravila se bodo dodatno spreminjala v okviru DDV v digitalni dobi oziroma ViDA. Domače obveznosti leta 2028 zato ne enačite z vsemi čezmejnimi primeri.
Kateri standardi bodo dovoljeni
Zakon dovoljuje izmenjavo e-računov v:
- standardu eSLOG,
- sintaksah, skladnih z evropskim standardom za e-račune,
- drugih mednarodno uveljavljenih standardih, če je to vnaprej dogovorjeno med izdajateljem in prejemnikom.
To pomeni, da eSLOG ne bo edina možna oblika, bo pa za slovenska podjetja zelo pomemben standard.
Če izdajatelj in prejemnik uporabljata različna standarda, zakon predvideva možnost verodostojne pretvorbe pri ponudniku e-poti.
Kaj je eSLOG
eSLOG je slovenski standard za strukturirano elektronsko izmenjavo računov in drugih poslovnih dokumentov. Vsebinsko je usklajen z evropskim standardom.
V datoteki eSLOG so strukturirano zapisani podatki, ki jih lahko poslovni in računovodski sistemi samodejno preberejo.
Priprava veljavne XML-datoteke je pomemben prvi korak, ni pa sama po sebi celoten proces e-izmenjave. Potrebni so tudi:
- pravilno usmerjanje,
- varen prenos,
- sprejem dokumenta,
- povratna sporočila,
- obravnava zavrnitve,
- sledljivost dogodkov.
Kako se bodo e-računi pošiljali
Ponudniki e-poti
Podjetje bo lahko uporabljalo registriranega ponudnika e-poti. Ponudniki bodo morali izpolnjevati tehnične in organizacijske pogoje ter uspešno opraviti preskuse z UJP.
UJP bo vodil seznam ponudnikov e-poti in njihovih prejemnikov.
PEPPOL
PEPPOL je mednarodno omrežje certificiranih dostopnih točk za izmenjavo strukturiranih poslovnih dokumentov.
Primeren je predvsem tam, kjer podjetja potrebujejo standardizirano domačo in mednarodno izmenjavo.
Neposredna izmenjava
Dve podjetji se bosta lahko dogovorili za neposredno sistemsko izmenjavo brez ponudnika e-poti, vendar bosta morali zagotoviti zahtevane tehnične, varnostne in sledljivostne pogoje.
Takšna povezava ni enaka pošiljanju datoteke po e-pošti.
Brezplačna aplikacija za manjši obseg poslovanja
Zakon predvideva brezplačno aplikacijo davčnega organa, namenjeno zavezancem z manjšim številom oziroma enostavnejšimi transakcijami. Uradna pojasnila jo povezujejo z rešitvijo miniBlagajna.
Izmenjava bo v tem primeru potekala prek UJP kot enotne vstopne in izstopne točke.
Ali bo mogoče B2B e-račun poslati po e-pošti
Ne kot običajno e-poštno priponko.
Zakon določa, da izmenjava e-računov med poslovnimi subjekti in ponudniki e-poti ni dovoljena po elektronski pošti. Uporabljena mora biti dovoljena varna e-pot.
E-pošta lahko še vedno služi za obvestilo, komunikacijo ali pošiljanje vizualizacije, ne pa kot nadomestilo za zakonsko zahtevano B2B e-izmenjavo.
Ali bo vsako podjetje potrebovalo ponudnika e-poti
Poslovni subjekt mora imeti izbranega vsaj enega ponudnika e-poti.
Če uporablja brezplačno aplikacijo davčnega organa, naloge izbranega ponudnika e-poti opravlja UJP.
Podjetje bo lahko uporabljalo tudi več ponudnikov, če bo to ustrezalo njegovemu načinu poslovanja.
Časovnica
2026: priprava programov in podjetij
Podjetja naj pregledajo:
- kakovost podatkov o strankah,
- način izdajanja računov,
- podporo strukturiranim formatom,
- postopek prejema dokumentov,
- povezavo z računovodstvom.
1. april 2027: pravila za ponudnike e-poti
Določbe četrtega poglavja ZIERDED, ki urejajo ponudnike e-poti, se začnejo uporabljati 1. aprila 2027.
1. oktober 2027: seznam ponudnikov e-poti
UJP mora seznam ponudnikov e-poti vzpostaviti 1. oktobra 2027.
1. januar 2028: obvezna B2B izmenjava
Glavni del zakona se začne uporabljati 1. januarja 2028.
Od takrat bodo domači poslovni subjekti za medsebojne dobave, opravljene v Sloveniji, izmenjevali strukturirane e-račune.
Kaj se z zakonom ne spreminja
Ne uvaja se poročanje vsakega e-računa FURS-u
Zakon ne predvideva sprotnega poročanja vseh izmenjanih e-računov FURS-u.
To je pomembna razlika med izmenjavo dokumenta in davčnim poročanjem.
Davčno potrjevanje ostaja ločeno
Način davčnega potrjevanja gotovinskih računov se zaradi ZIERDED ne spreminja.
Posamezen račun bo lahko moral hkrati:
- biti davčno potrjen zaradi načina plačila,
- biti izmenjan kot strukturirani e-račun zaradi B2B dobave.
To sta dva različna postopka.
Drugi e-dokumenti ne postanejo splošno obvezni
Zakon ureja tudi standarde in načine izmenjave drugih e-dokumentov, kot so:
- e-naročilnica,
- e-dobavnica,
- e-opomin,
- e-IOP.
Njihova uporaba samo zaradi ZIERDED ne postaja splošno obvezna.
Kako se pripraviti
1. Razdelite kupce po vrstah
Ugotovite, koliko računov izdajate:
- slovenskim poslovnim subjektom,
- proračunskim uporabnikom,
- potrošnikom,
- tujim podjetjem.
2. Uredite podatke poslovnih partnerjev
Preverite:
- uradni naziv,
- naslov,
- matično številko,
- davčno številko,
- ID za DDV,
- plačilne podatke,
- podatke, potrebne za usmerjanje e-računa.
3. Preverite strukturirani izvoz
Vaš program naj zna pripraviti strukturirani e-račun in ne samo PDF-ja.
Preverite, ali XML vsebuje pravilne:
- postavke,
- datume,
- davčne osnove,
- DDV,
- skupne zneske,
- reference,
- podatke o kupcu in izdajatelju.
4. Načrtujte prejem e-računov
Obveznost ne pomeni samo pošiljanja. Podjetje bo moralo imeti tudi urejen prejem dokumentov.
Določite:
- kdo preveri prejete dokumente,
- kako se uvozijo,
- kako se obravnava zavrnitev,
- kako se povežejo z dobaviteljem in plačilom,
- kako se izvozijo računovodji.
5. Izberite e-pot
Pred letom 2028 primerjajte:
- ponudnike e-poti,
- PEPPOL,
- neposredno povezavo,
- brezplačno aplikacijo za manjši obseg.
Ne izbirajte samo po ceni. Preverite podporo, standarde, povratna sporočila, izvoz in izhod podatkov ob menjavi ponudnika.
6. Izvedite testni cikel
Preizkusite:
- pripravo XML,
- validacijo,
- pošiljanje,
- prejem,
- povratni status,
- zavrnitev,
- popravek,
- računovodski uvoz.
Kako pomaga Bizko
Bizko je program za slovenske s.p.-je in mala podjetja, ki želijo račune, ponudbe, plačila in izvoze urejati v enem okolju.
Bizko že podpira oziroma pripravlja glede na paket in nastavitev:
- pripravo računov,
- PDF vizualizacijo,
- pripravo oziroma izvoz eSLOG XML,
- paket PDF in XML za nadaljnjo oddajo,
- evidenco dokumenta in povezanih dogodkov,
- izvoze za računovodstvo, kjer so podprti.
Bizko ne sme trditi, da je neposredna oddaja prek BizBox, UJP, PEPPOL ali druge e-poti omogočena, dokler konkretna produkcijska povezava ni uspešno vzpostavljena, preverjena in jasno označena v aplikaciji.
Obstoječa stran eRačuni, eSLOG in UJP izvoz naj ostane produktna stran. Ta vodič naj bo informativna SEO stran o zakonodaji in pripravi na leto 2028.
Pogosta vprašanja
Kdaj postanejo B2B e-računi obvezni
Glavni del ZIERDED se začne uporabljati 1. januarja 2028.
Ali je PDF e-račun
Ne. PDF je vizualni dokument, ne pa strukturirani e-račun, primeren za samodejno obdelavo.
Ali obveznost velja tudi za normiranca
Da, če kot poslovni subjekt opravlja domače B2B dobave. Normiranstvo samo po sebi ni izjema.
Ali obveznost velja tudi za podjetje, ki ni identificirano za DDV
ZIERDED obveznost veže na poslovne subjekte in domače medsebojne dobave, ne samo na identifikacijo za DDV.
Ali bomo e-račune pošiljali po e-pošti
Pri B2B izmenjavi običajna e-pošta ne bo ustrezna e-pot.
Ali moram uporabljati eSLOG
eSLOG je eden od dovoljenih standardov. Dovoljene bodo tudi evropsko skladne sintakse in dogovorjeni mednarodni standardi.
Ali bo treba vsak e-račun poročati FURS-u
ZIERDED ne uvaja sprotnega poročanja vseh izmenjanih e-računov FURS-u.
Ali se davčno potrjevanje ukinja
Ne. Davčno potrjevanje ostaja ločen postopek.
Ali bodo e-dobavnice in e-opomini obvezni
Ne samo zaradi ZIERDED. Zakon ureja način njihove izmenjave, če se stranke zanjo odločijo.
Ali Bizko že neposredno pošilja e-račune
Bizko javno predstavlja pripravo, izvoz in paket dokumentov. Neposredno produkcijsko pošiljanje je lahko oglaševano šele, ko je posamezna e-pot dejansko omogočena in preverjena.