Potni nalog je najpogostejši dokument za dokazovanje, da je bila pot opravljena zaradi poslovnega namena. Predpisi ne določajo enega univerzalnega obrazca, ki bi ga moral vsak s.p. izpolniti na popolnoma enak način. Zahtevajo pa verodostojno knjigovodsko dokumentacijo, iz katere je mogoče razumeti poslovni dogodek.
Dobro pripravljen potni nalog z obračunom in dokazili je zato najvarnejši in najbolj pregleden način dokumentiranja službene poti.
Ali je potni nalog za s.p. obvezen
Na vprašanje ni mogoče odgovoriti samo z »da« ali »ne«.
Enotni obrazec potnega naloga za vse samostojne podjetnike ni splošno predpisan. S.p. pa mora znati dokazati:
- da je bila pot poslovno potrebna,
- kdo jo je opravil,
- kdaj in kam je potekala,
- kateri stroški so nastali,
- kako so bili stroški izračunani,
- katera dokazila jih podpirajo.
Potni nalog je običajen dokument, s katerim se ti elementi zberejo na enem mestu. Pri zaposlenih je praviloma tudi podlaga za odreditev poti in obračun povračil.
Pri samem podjetniku je bistveno predvsem, da je poslovni namen resničen, dokumentacija pa pripravljena sproti in ne šele mesece pozneje brez dokazov.
Normiranec in potni nalog
Normiranec davčno osnovo ugotavlja z normiranimi odhodki. Posamezen strošek kilometrine, dnevnice ali parkirnine zato praviloma ne zmanjša dodatno njegove davčne osnove.
To pa ne pomeni, da službenih poti ni treba dokumentirati.
Potni nalog je lahko pomemben za:
- dokazovanje poslovnega namena poti,
- ločevanje zasebne in poslovne rabe vozila,
- obračune zaposlenih,
- notranjo evidenco poslovnih aktivnosti,
- dokazovanje nastanka drugih stroškov,
- pojasnila računovodji ali davčnemu organu.
Normiranstvo in identifikacija za DDV sta ločeni vprašanji ter ne vplivata enako na vse elemente potnega naloga.
Kdaj pripraviti potni nalog
Pri zaposlenih se pot praviloma odredi pred odhodom, obračun pa se zaključi po vrnitvi.
Pri s.p. je dobra praksa:
- pred potjo ali najpozneje ob začetku zabeležiti namen, osebo, datum in relacijo;
- med potjo hraniti dokazila;
- po vrnitvi vnesti dejanske čase, kilometre in stroške;
- obračun zaključiti brez nepotrebnega odlašanja.
Dokument, ustvarjen ob koncu leta za več deset poti na podlagi spomina, ima bistveno manjšo dokazno vrednost kot sprotna evidenca.
Kaj naj vsebuje verodostojen potni nalog
Osnovni podatki
- številka potnega naloga,
- datum priprave,
- podatki podjetja,
- ime osebe, ki potuje,
- funkcija oziroma povezava osebe s podjetjem.
Namen poti
Namen naj bo konkreten.
Slabo:
Bolje:
ali:
Bolj konkreten namen olajša povezavo poti z dejavnostjo podjetja.
Relacija in čas
Zabeležite:
- kraj odhoda,
- cilj,
- morebitne vmesne postanke,
- datum in uro začetka,
- datum in uro zaključka,
- dejansko trajanje.
Če se pot razlikuje od običajne najkrajše relacije, dodajte razlog.
Prevozno sredstvo
Navedite, ali je bilo uporabljeno:
- lastno vozilo,
- službeno vozilo,
- javni prevoz,
- najeto vozilo,
- drugo prevozno sredstvo.
Pri lastnem ali službenem vozilu je koristno navesti registrsko oznako in začetno oziroma končno stanje kilometrov, kadar to izboljša sledljivost.
Obračun
Obračun lahko vključuje:
- število kilometrov,
- veljavno kilometrino,
- domačo ali tujo dnevnico,
- parkirnino,
- cestnino,
- nočitev,
- vozovnice,
- predujem,
- druge poslovno utemeljene stroške.
Priloge
Potnemu nalogu priložite dokazila, kot so:
- računi za parkiranje in cestnino,
- hotelski račun,
- vozovnice,
- vabilo na sestanek,
- e-poštna komunikacija,
- zapisnik,
- dokazilo o dogodku,
- druga dokumentacija, ki potrjuje namen poti.
Ni treba, da ima vsaka pot vse vrste dokazil. Pomembno je, da celota verodostojno pojasni poslovni dogodek.
Primer pravilno opisanega potnega naloga
Oseba: Janez Novak Datum: 12. 7. 2026 Relacija: Kranj – Celje – Kranj Namen: predstavitev ponudbe in ogled lokacije pri stranki ABC Odhod: 7.30 Prihod: 17.00 Vozilo: lastno osebno vozilo Kilometri: 180 km Dodatni stroški: parkirnina 4,00 € Priloge: račun za parkiranje in e-poštno vabilo na sestanek
Takšen opis omogoča povezavo med potjo, stranko, namenom in nastalimi stroški.
Kilometrina in dnevnice
Za domačo službeno pot so bili 12. julija 2026 aktualni naslednji davčno neobdavčeni zneski:
- kilometrina za uporabo lastnega vozila na službeni poti: do 0,43 €/km;
- dnevnica nad 12 ur: do 27,81 €;
- dnevnica nad 8 do 12 ur: do 13,88 €;
- dnevnica nad 6 do 8 ur: do 9,69 €.
Zneski se lahko spremenijo. V programu in vodiču morajo biti vodeni z datumom veljavnosti ter povezavo na uradni vir.
Več: Kilometrina in dnevnice pri službeni poti.
Najpogostejše napake
| Napaka | Zakaj je problem |
|---|---|
| Namen je samo »službeno« | Ne pojasni poslovne povezave |
| Vsi nalogi so ustvarjeni za nazaj | Slabša dokazna vrednost |
| Kilometri ne ustrezajo relaciji | Vzbuja dvom v obračun |
| Ni časa odhoda in prihoda | Ni mogoče pravilno določiti dnevnice |
| Manjkajo dokazila o dejanskih stroških | Strošek ni ustrezno podprt |
| Zasebna pot je prikazana kot poslovna | Davčno tveganje |
| Normiranec potnih nalogov sploh ne vodi | Težje dokazovanje poslovne rabe |
| Dokument se po zaključku prepiše | Izguba sledljivosti |
Kako dolgo hraniti potne naloge
Potni nalogi so del poslovne in knjigovodske dokumentacije. Hranite jih skupaj z obračuni in prilogami v rokih, ki veljajo za povezano davčno in računovodsko dokumentacijo.
V praksi se pogosto uporablja desetletni rok, vendar je treba upoštevati naravo dokumenta, povezane račune in posebna pravila.
Elektronska hramba mora zagotavljati berljivost, celovitost in dostopnost dokumentov.
Pogosta vprašanja
Ali mora s.p. podpisati potni nalog sam sebi?
Enotni obrazec ni predpisan. Pri s.p. je pomembno, da je dokument verodostojen in sledljiv. Podpis oziroma potrditev lahko dodatno pokaže, da je bil obračun zaključen.
Ali mora biti potni nalog pripravljen pred potjo?
Pri zaposlenih se pot praviloma odredi pred odhodom. Pri s.p. je priporočljivo namen in osnovne podatke zabeležiti pred potjo ter obračun zaključiti po vrnitvi.
Ali lahko potni nalog vodim elektronsko?
Da, če elektronska evidenca zagotavlja pravilne podatke, sledljivost in možnost prikaza oziroma izvoza dokumenta.
Ali moram pri lastnem vozilu zapisati registrsko številko?
Ni nujno v vseh možnih primerih enako predpisano, je pa priporočljiv podatek za boljšo sledljivost.
Ali normiranec potrebuje potni nalog?
Normirancu strošek praviloma ne zniža dodatno davčne osnove, dokumentacija pa ostaja pomembna za dokazovanje poslovne narave poti in obračune zaposlenih.
Kako pomaga Bizko
Potni nalogi Bizko so namenjeni pripravi domačih službenih poti, kilometrine, dnevnic, stroškov, predujmov in PDF izpisov. Aplikacijo lahko uporabljate samostojno ali kot del paketa ULTIMATE.