Kilometrina in dnevnica sta najpogostejša elementa obračuna službene poti. Pravilni znesek pa ni dovolj. Poslovni namen poti, trajanje, relacija in nastali stroški morajo biti podprti z verodostojno dokumentacijo.
Ta vodič se osredotoča na domače službene poti. Pri tujini veljajo ločeni zneski in pravila.
Kaj je kilometrina
Kilometrina je obračun stroška uporabe lastnega oziroma zasebnega vozila za službeni namen.
Pri zaposlenem gre za povračilo stroška službene poti. Pri samostojnem podjetniku se poslovna pot in povezani stroški dokazujejo v poslovni dokumentaciji in obravnavajo glede na način ugotavljanja davčne osnove.
Za davčno neobdavčeno povračilo pri uporabi lastnega vozila na službeni poti se uporablja znesek do:
| Vrsta poti | Znesek |
|---|---|
| Uporaba lastnega vozila na službeni poti | 0,43 € na kilometer |
Ta znesek ne zamenjujte z višino povračila za prevoz na delo in z dela. Gre za dve različni situaciji z različnimi pravili.
Kako se izračuna kilometrina
Osnovni izračun je:
število službenih kilometrov × veljavna kilometrina
Primer:
- evidentirana službena pot: 180 km,
- veljavna kilometrina: 0,43 €/km.
Izračun:
180 × 0,43 € = 77,40 €
Število kilometrov mora biti razumno in preverljivo glede na relacijo, uporabljeno pot in namen potovanja. Če je bila izbrana daljša pot zaradi obvoza, več postankov ali drugega poslovnega razloga, ga zabeležite.
Domače dnevnice
Dnevnica je namenjena kritju stroškov prehrane na službeni poti. Višina je odvisna od skupnega trajanja poti.
| Trajanje domače službene poti | Najvišji neobdavčeni znesek |
|---|---|
| nad 12 ur | 27,81 € |
| nad 8 do 12 ur | 13,88 € |
| nad 6 do 8 ur | 9,69 € |
| 6 ur ali manj | dnevnica praviloma ne pripada |
Trajanje izračunate od dejanskega začetka do dejanskega zaključka službene poti.
Če je na poti zagotovljena prehrana, lahko to vpliva na višino dnevnice. Pri zaposlenih preverite tudi kolektivno pogodbo, interni akt ali pogodbo o zaposlitvi. Davčna uredba določa mejo neobdavčenega izplačila, ne nujno celotne delovnopravne pravice zaposlenega.
Razlika med službeno potjo in prevozom na delo
Službena pot je pot, opravljena zaradi konkretne poslovne naloge izven običajnega kraja opravljanja dela, na primer:
- obisk stranke,
- sestanek,
- ogled objekta,
- servis na terenu,
- izobraževanje,
- sejem ali poslovni dogodek.
Prevoz na delo in z dela je redna pot med prebivališčem in običajnim krajem dela.
Razlika je pomembna, ker:
- se uporabljajo drugačna pravila,
- se lahko uporabljajo drugačne višine povračil,
- dokumentacija ni enaka,
- redne poti na običajno delovno mesto ni dovoljeno avtomatično obravnavati kot službene poti.
Kaj lahko vključuje obračun službene poti
Poleg kilometrine in dnevnice se lahko glede na dejanske stroške in dokazila vključijo:
- parkirnina,
- cestnina,
- tunelnina,
- vozovnica,
- nočitev,
- javni prevoz,
- taksi, kadar je poslovno utemeljen,
- drugi neposredno povezani stroški.
Za dejanske stroške shranite račun ali drugo ustrezno dokazilo. Na dokazilu je koristno označiti, na kateri potni nalog oziroma službeno pot se nanaša.
Praktičen primer domače službene poti
Podatki:
- relacija: poslovni obisk stranke,
- evidentirana razdalja: 180 km,
- trajanje: 9 ur,
- parkirnina: 4,00 €,
- zagotovljena prehrana: ne.
| Postavka | Izračun | Znesek |
|---|---|---|
| Kilometrina | 180 km × 0,43 € | 77,40 € |
| Dnevnica | nad 8 do 12 ur | 13,88 € |
| Parkirnina | po dokazilu | 4,00 € |
| Skupaj | 95,28 € |
Primer predpostavlja, da je pot poslovno utemeljena in pravilno dokumentirana.
Kaj mora dokazovati dokumentacija
Dokumentacija naj pokaže:
- kdo je pot opravil,
- kdaj se je pot začela in končala,
- kam je oseba potovala,
- zakaj je bila pot poslovno potrebna,
- katero prevozno sredstvo je bilo uporabljeno,
- koliko kilometrov je bilo prevoženih,
- kateri stroški so nastali,
- katera dokazila so priložena,
- kdo je obračun preveril oziroma odobril, kadar je to potrebno.
Enotni zakonski obrazec za vse s.p.-je ne obstaja, vendar mora biti knjigovodska listina verodostojna. Potni nalog z obračunom in prilogami je običajen in praktičen način dokazovanja.
Več: Potni nalog za s.p..
Kako je pri normiranem s.p.
Normiranec davčno osnovo ugotavlja z normiranimi odhodki. Zato posamezna kilometrina ali dnevnica praviloma ne znižuje dodatno njegove davčne osnove tako kot pri vodenju dejanskih odhodkov.
Dokumentacija pa je še vedno pomembna za:
- dokazovanje poslovnega namena poti,
- ločevanje zasebne in poslovne rabe,
- obračune zaposlenih,
- notranjo evidenco,
- pojasnjevanje poslovnih dogodkov.
Normiranstvo ni razlog, da poti sploh ne dokumentirate.
Kaj pa službena pot v tujino
Za tujino se uporabljajo posebni zneski po državah oziroma mestih in drugačni časovni razredi.
Po uredbi za službena potovanja v tujino se pri ustreznih primerih uporablja:
- nad 14 do 24 ur: cela dnevnica,
- nad 8 do 14 ur: 75 % dnevnice,
- nad 6 do 8 ur: 25 % dnevnice.
Zneski so različni po državah. Pravila lahko določajo tudi zmanjšanje zaradi zagotovljenih obrokov.
Ker je davčna in delovnopravna obravnava odvisna od statusa osebe in uporabljene pravne podlage, tujega obračuna ne kopirajte neposredno iz domačega potnega naloga.
Kdaj je povračilo lahko obdavčeno
Davčno tveganje se poveča, kadar:
- znesek preseže neobdavčeno višino,
- poslovni namen poti ni dokazan,
- relacija ali kilometri niso verodostojni,
- manjkajo dokazila,
- je zasebna pot prikazana kot službena,
- se redni prevoz na delo obravnava kot službena pot,
- dokumenti nastajajo množično za nazaj brez ustreznih dokazov.
Presežek nad neobdavčeno višino se lahko obravnava kot obdavčen prejemek. Če je celotna pot neverodostojna, je lahko sporna tudi celotna davčna obravnava.
Pogosta vprašanja
Ali s.p. sam sebi izplača kilometrino?
Pri s.p. ne gre nujno za enak delovnopravni odnos kot pri zaposlenem. Poslovna pot in stroški se evidentirajo glede na način vodenja poslovnih knjig. Konkretno knjiženje preverite z računovodjo.
Ali normirancu kilometrina zmanjša davčno osnovo?
Praviloma ne dodatno, ker davčno osnovo ugotavlja z normiranimi odhodki.
Ali lahko uporabim razdaljo z zemljevida?
Lahko je dobro dokazilo za običajno relacijo, vendar evidentirajte dejansko poslovno pot in morebitne vmesne postanke.
Ali potrebujem račun za parkirnino in cestnino?
Za stroške, ki se povrnejo po dejanski višini, shranite ustrezno dokazilo.
Ali lahko za isti dan obračunam dnevnico in prehrano med delom?
Pravice in davčno obravnavo je treba uskladiti glede na trajanje poti, delovni čas in veljavne akte. Ne obračunavajte obeh avtomatično brez preverjanja.
Kako pomaga Bizko
Potni nalogi Bizko omogočajo pripravo in obračun domačih službenih poti, kilometrine, dnevnic, stroškov, predujmov in PDF izpisov. Zneski morajo biti vodeni iz centralnih nastavitev z datumom veljavnosti, ne zapisani neposredno v vsebino strani.