Računi ostanejo pomemben poslovni dokument tudi po plačilu. Urejena hramba olajša računovodstvo, pregled poslovanja in morebitno dokazovanje podatkov.
Pravila se razlikujejo glede na vrsto dokumenta in konkretne predpise. Za svoj primer preverite roke hrambe z računovodjo ali uradnimi viri.
Splošni roki hrambe
Izdane in prejete račune se praviloma hrani deset let. Za določene dokumente in posebne primere so lahko roki drugačni ali daljši. Zato ne uporabljajte enega roka za vso dokumentacijo brez preverjanja.
Za aktualno razlago preverite aktualna pojasnila FURS oziroma računovodjo.
Elektronska hramba
Elektronska hramba je lahko primerna, kadar so zagotovljeni verodostojnost izvora, celovitost vsebine in berljivost dokumenta skozi celotno obdobje hrambe. Urejena mapa brez nadzora nad različicami ni vedno dovolj za vse primere.
Praktična organizacija
- dokumente razvrstite po letu in obdobju;
- ločite izdane in prejete račune;
- povežite dobropise in stornacije z izvirniki;
- pripravite redne izvoze in varnostne kopije;
- dogovorite se, kaj in kako prejema računovodja.
Kaj Bizko ne nadomešča
Pogosta vprašanja
Ali zadošča PDF na disku?
Elektronska hramba je lahko dopustna ob ustreznih pogojih, vendar preverite organizacijo, varnostne kopije in zahteve svojega primera.
Ali za prejete račune veljajo enaka pravila?
Prav tako jih hranite urejeno in preverite roke za svojo dokumentacijo.